GaLaBau-Wissen · Digitalisierung

GaLaBau-Software:
Der ehrliche Leitfaden für die Auswahl

Software für den Garten- und Landschaftsbau gibt es reichlich – von der 9-Euro-Stempeluhr bis zum ERP für 20.000 Euro Einführung. Dieser Leitfaden zeigt, welche Funktionen im GaLaBau wirklich zählen, was die Systeme tatsächlich kosten und wie Sie in fünf Schritten zu einer Entscheidung kommen, die Sie in zwei Jahren nicht bereuen.

Was „GaLaBau-Software" überhaupt meint

Der Begriff wird für sehr unterschiedliche Programme benutzt. In der Praxis fallen darunter vier Kategorien, die sich im Funktionsumfang deutlich unterscheiden:

Der häufigste Fehler bei der Auswahl: Man kauft eine Insellösung für das lauteste Problem – und hat ein Jahr später vier Programme, die nicht miteinander reden. Die Stunden liegen in App A, die Angebote in Excel, die Fotos in WhatsApp. Damit ist die entscheidende Frage weiter unbeantwortet: Hat sich diese Baustelle gerechnet?

Die sechs Funktionen, die im Garten- und Landschaftsbau wirklich zählen

GaLaBau ist nicht Hochbau. Wetter, kleine Kolonnen, viele parallele Baustellen und Pflegeverträge prägen den Alltag. Eine Software für Garten- und Landschaftsbau sollte deshalb mindestens Folgendes können:

• Mobile Zeiterfassung je Baustelle – nicht nur je Tag. Ohne Baustellenbezug ist keine Nachkalkulation möglich.
• Disposition mit Wetterbezug – Pflasterarbeiten bei Dauerregen umzuplanen ist im GaLaBau Alltag, nicht Ausnahme.
• Kalkulation mit Positionskatalog – eigene Erfahrungswerte (m² Rollrasen pro Stunde) statt Bauchgefühl.
• Mitlaufende Nachkalkulation – der Soll-Ist-Vergleich muss während der Baustelle sichtbar sein, nicht drei Monate später.
• Baustellendokumentation mit Foto – Beweissicherung für Nachträge und Abnahme.
• Maschinen- und Materialverwaltung – Bagger, Anhänger, Schüttgüter kosten Geld, auch wenn sie stehen.

Was GaLaBau-Software kostet – und wo die Kosten wirklich entstehen

Die Lizenzkosten sind selten das Teuerste. Am Markt sind drei Preismodelle üblich:

• Pro Nutzer und Monat (typisch 15–45 € je Mitarbeiter). Skaliert schlecht, sobald die Kolonnen mitarbeiten sollen.
• Modulpreise – günstig im Einstieg, teuer, sobald Kalkulation, Zeiten und Rechnung zusammenkommen.
• Festpreis pro Betrieb – planbar, weil die Mitarbeiterzahl den Preis nicht verändert.

Der größere Posten steckt daneben: Einführung, Datenübernahme, Schulung und die Zeit, in der der Betrieb doppelt arbeitet. Klassische GaLaBau-ERP-Systeme brauchen dafür oft mehrere Monate und vierstellige Einrichtungspauschalen. Rechnen Sie beide Blöcke zusammen, bevor Sie Angebote vergleichen.

In fünf Schritten zur Entscheidung

1. Das teuerste Problem benennen

Schreiben Sie auf, was Sie im letzten Jahr wirklich Geld gekostet hat: nicht erfasste Stunden, vergessene Nachträge, Leerfahrten, Doppelerfassung in der Buchhaltung. Das ist Ihr Pflichtenheft.

2. Die Kolonne einbeziehen

Software, die auf der Baustelle nicht in 30 Sekunden bedienbar ist, wird nicht benutzt – und dann stimmen die Daten nicht. Testen Sie jede Lösung auf dem Handy Ihrer Vorarbeiter, mit Handschuhen und bei Sonne.

3. Datenwege prüfen

GAEB (D81/D83/D84) für Ausschreibungen, DATANORM für Materialpreise, DATEV oder Lexware für die Buchhaltung, E-Rechnung für öffentliche Auftraggeber. Fehlt eine dieser Brücken, entsteht wieder Handarbeit.

4. Echte Baustelle testen

Ein Demo-Termin zeigt den Idealfall. Nehmen Sie eine reale, abgeschlossene Baustelle aus dem Vorjahr und bilden Sie sie in der Testphase komplett ab – vom Angebot bis zur Nachkalkulation. Danach wissen Sie, ob das System zu Ihnen passt.

5. Ausstieg mitdenken

Kommen Sie an Ihre Daten heran, wenn Sie wechseln wollen? Export als CSV oder PDF sollte selbstverständlich sein.

Häufige Fragen

Ab wie vielen Mitarbeitern lohnt sich GaLaBau-Software?

Der Bruch liegt meist zwischen fünf und zehn Mitarbeitern. Ab da kann sich niemand mehr merken, wer wo wie lange war – und Excel wird zur Fehlerquelle statt zur Hilfe.

Braucht man Internet auf der Baustelle?

Für die Erfassung sollte die App auch bei schlechtem Netz funktionieren und später synchronisieren. Fragen Sie das aktiv ab.

Was ist der Unterschied zu allgemeiner Handwerkersoftware?

Allgemeine Handwerkersoftware kennt keine Aufmaße nach Flächen, keine Pflegeverträge und keine Wetterabhängigkeit. Diese drei Punkte entscheiden im Garten- und Landschaftsbau über die Marge.

Fazit

Die beste GaLaBau-Software ist nicht die mit den meisten Funktionen, sondern die, die Ihre Kolonne tatsächlich benutzt – und die Ihnen jeden Freitag sagt, welche Baustelle Geld verdient hat. Prüfen Sie deshalb zuerst die Kette Angebot → Zeit → Nachkalkulation. Alles andere ist Zubehör.