GaLaBau-Wissen · Recht & Organisation

Arbeitszeiterfassung im GaLaBau:
Pflicht – und ein Vermögen, das täglich verschwindet

Fünfzehn Minuten. So lang braucht ein Stundenzettel, um im Auto zu verschwinden. Und 15 Minuten pro Mann und Tag kosten Sie über 30.000 Euro im Jahr. Das ist kein Tippfehler.

Das Geld, das niemand stiehlt

Es ist selten böse Absicht. Ein Zettel wird nicht ausgefüllt, eine Viertelstunde wird großzügig gerundet, eine Fahrt vergessen. Jede Kleinigkeit für sich ist harmlos – in der Summe ist es ein Vermögen. Rechnen Sie es einmal für Ihren Betrieb durch:

Schon 15 Minuten pro Person und Tag ergeben bei zehn Mitarbeitern 550 nicht abgerechnete Stunden im Jahr – über 30.000 € Leistung, die Sie erbracht, aber nie in Rechnung gestellt haben. Bei 30 Minuten ist es das Doppelte.

Erfasste Stunden sind abrechenbare Stunden. Alles andere ist geschenkt.

Seit 2022 ist es nicht mehr freiwillig

Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 – im Anschluss an ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019 – klargestellt: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten erfassen. Ein Gesetz, das die Details regelt, ist in Arbeit; die grundsätzliche Pflicht gilt aber bereits heute.

Praktisch heißt das: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen dokumentiert werden. Eine digitale Erfassung ist ausdrücklich erlaubt – und ehrlich gesagt der mit Abstand einfachste Weg.

Der doppelte Nutzen

Zeiterfassung ist nicht nur Pflicht, sie ist ein Geschäft. Denn dieselben Daten, die Sie rechtssicher machen, sind die Grundlage jeder Nachkalkulation. Wer sauber erfasst, weiß am Monatsende, wo das Geld geblieben ist – und hat bei Prüfungen durch Zoll oder Rentenversicherung einen sauberen Nachweis in der Hand. Weniger Streit um Überstunden gibt es gratis dazu.

Worauf es ankommt

• Direkt vor Ort erfassen, nicht abends aus dem Gedächtnis.
• Zeiten gleich dem richtigen Auftrag zuordnen.
• Ein System nutzen, das die Mitarbeiter auch wirklich bedienen.