GaLaBau-Wissen · E-Rechnung
E-Rechnungspflicht ab 2027: Was GaLaBau-Betriebe jetzt schon wissen sollten
In den letzten Wochen kam in Gesprächen mit Kunden immer wieder ein Thema auf, das auf den ersten Blick trocken klingt, aber ziemlich konkrete Folgen hat: die E-Rechnung. Viele wissen, dass da "irgendwas kommt", aber nicht genau, was, wann und ob es den eigenen Betrieb überhaupt betrifft. Deshalb schreibe ich heute mal ausführlich darüber – Schritt für Schritt, ohne Fachchinesisch.
Was ist eine E-Rechnung überhaupt?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung, die ihr als PDF per E-Mail verschickt. Das ist der wichtigste Punkt, denn genau hier passiert der häufigste Irrtum. Eine "echte" E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den Computer automatisch lesen und verarbeiten können – ohne dass jemand die Zahlen von Hand abtippen muss.
In Deutschland gibt es dafür zwei anerkannte Formate: XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1). Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931. Ein normales PDF gilt rechtlich nicht als E-Rechnung, weil ihm die strukturierten Daten fehlen.
Der Zeitplan – Schritt für Schritt
Die Pflicht kommt nicht auf einen Schlag, sondern in Stufen:
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das heißt: Wenn euch ein Geschäftspartner eine E-Rechnung schickt, müsst ihr sie annehmen und lesen können. Diese Pflicht gilt also bereits jetzt.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro selbst E-Rechnungen ausstellen, wenn sie an andere Unternehmen verkaufen (sogenannte B2B-Geschäfte).
Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht zum Ausstellen dann für praktisch alle Betriebe – ausgenommen sind nur Kleinunternehmer nach Paragraf 19 Umsatzsteuergesetz.
Eine Ausnahme gibt es außerdem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Die bleiben von der Pflicht verschont.
Warum kommt diese Regelung überhaupt?
Kurz gesagt: Der Staat will Rechnungen leichter automatisch prüfen können, unter anderem um Steuerbetrug zu erschweren. Strukturierte Daten lassen sich maschinell abgleichen, ein eingescanntes PDF nicht. Das ist auch der Grund, warum die EU-weit einheitliche Norm EN 16931 dahintersteckt und nicht jedes Land sein eigenes Format erfindet.
Warum das für GaLaBau-Betriebe wichtig ist
Viele denken bei "E-Rechnung" zuerst an Industrie oder große Konzerne. Die Pflicht gilt aber für alle B2B-Geschäfte in Deutschland – und GaLaBau-Betriebe rechnen oft genug mit anderen Unternehmen ab: mit Bauunternehmen als Subunternehmer, mit Hausverwaltungen, mit Wohnungsbaugesellschaften, oder mit Kommunen bei öffentlichen Aufträgen.
Ein Betrieb mit 15 oder mehr Mitarbeitern liegt beim Umsatz oft schon in der Nähe der 800.000-Euro-Grenze oder deutlich darüber. Das heißt: Der 1. Januar 2027 ist für viele von euch keine ferne Zukunft mehr, sondern noch etwas mehr als ein Jahr entfernt. 2026 wird damit für einige zum Jahr der Vorbereitung.
Wichtig zur Einordnung: Rechnungen an private Endkunden, also klassische Gartenbesitzer, fallen nicht unter diese Pflicht. Die Regel betrifft ausschließlich Rechnungen zwischen Unternehmen. Viele GaLaBau-Betriebe haben aber ohnehin einen gemischten Kundenstamm – private Gärten auf der einen Seite, gewerbliche Aufträge und öffentliche Ausschreibungen auf der anderen. Genau für diesen zweiten Teil des Geschäfts wird die E-Rechnung relevant.
Was ist, wenn ich nach der Frist einfach weiter ein PDF verschicke?
Was rechtlich genau passiert, wenn eine Rechnung nach Ablauf der Frist nicht im vorgeschriebenen Format kommt, ist im Detail noch nicht überall klar geregelt. Sicher ist aber: Eine Rechnung, die nicht den Vorgaben entspricht, kann für den Empfänger zum Problem werden, etwa beim Vorsteuerabzug. Das ist ein guter Grund, das Thema rechtzeitig anzugehen, statt es auf einen Test ankommen zu lassen.
Was ihr jetzt konkret tun könnt
Ein paar Schritte, die sich lohnen, bevor die Frist näher rückt:
Erstens: Prüft, welche Software ihr aktuell für Rechnungen nutzt, und fragt beim Anbieter nach, ob und ab wann XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt wird.
Zweitens: Sprecht mit eurem Steuerberater oder eurer Steuerberaterin. Sie kennen euren genauen Umsatz und können einschätzen, ob ihr schon 2027 oder erst 2028 dran seid.
Drittens: Richtet, falls noch nicht geschehen, ein Postfach für den Empfang von E-Rechnungen ein. Die Empfangspflicht gilt ja schon seit 2025. Für den Empfang reicht oft ein normales E-Mail-Postfach plus eine kostenlose Anzeige-Software, zum Beispiel über das ELSTER-Portal.
Viertens: Informiert euer Team. Wer Rechnungen schreibt oder bearbeitet, sollte wissen, dass sich hier in den nächsten ein bis zwei Jahren etwas ändert.
Eine kurze, ehrliche Einordnung
Ich baue Software für GaLaBau-Betriebe, und Rechnungsstellung ist natürlich ein Thema, das mich auch bei Kireon beschäftigt. Ich achte darauf, dass die Software, an der ich arbeite, mit solchen neuen Anforderungen mitwächst, statt euch später vor Probleme zu stellen. Unabhängig davon, mit welcher Software ihr arbeitet: Wartet nicht bis Ende 2026 damit, euch mit dem Thema zu beschäftigen. Eine Umstellung braucht Zeit – für die Software, für die Abläufe im Betrieb, und dafür, dass alle im Team wissen, was zu tun ist.
Wenn ihr Fragen zum Thema habt, lohnt sich ein Gespräch mit eurem Steuerberater oder eurer Handwerkskammer. Beide bieten aktuell gezielt Beratung dazu an.
Kurz zusammengefasst
Seit 2025 müsst ihr E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen im B2B-Geschäft ausstellen, ab 2028 gilt das für fast alle. Betroffen sind nur Rechnungen zwischen Unternehmen, nicht an private Kunden. Wer jetzt mit Steuerberatung und Softwareanbieter spricht, hat genug Zeit für eine ruhige Umstellung statt Stress im letzten Moment.