GaLaBau-Wissen · Nachkalkulation

Nachkalkulation im GaLaBau: Warum viele Betriebe nicht wissen, ob sich ein Auftrag gelohnt hat

In Gesprächen mit Kunden taucht immer wieder ein ähnliches Muster auf. Ein Betrieb kalkuliert ein Angebot, bekommt den Auftrag, arbeitet ihn ab – und dann geht es direkt weiter zum nächsten. Ob der Auftrag am Ende wirklich Gewinn gebracht hat, weiß danach oft niemand genau. Diese Woche ging es in einem Kundengespräch wieder genau darum, und ich finde, das Thema verdient einen eigenen Blogpost.

Was Kalkulation und Nachkalkulation überhaupt sind

Kalkulation heißt: Bevor ein Auftrag beginnt, wird geschätzt, was er kosten wird. Materialkosten, Maschinenkosten, und vor allem die Arbeitszeit der Mitarbeiter. Aus diesen Kosten plus einem Gewinnaufschlag entsteht der Angebotspreis.

Nachkalkulation ist das Gegenstück dazu. Nach Abschluss des Auftrags wird geprüft: Was hat der Auftrag wirklich gekostet? Wie viele Stunden wurden tatsächlich gebraucht, wie viel Material wurde wirklich verbraucht? Und dann vergleicht man das mit der ursprünglichen Kalkulation.

Der Sinn dahinter ist einfach. Nur wenn man den Vergleich macht, findet man heraus, ob die eigene Kalkulation realistisch war. Und nur so lernt man für das nächste Angebot dazu.

Warum das in der Praxis oft ausfällt

Stell dir einen Betrieb vor, der zehn bis zwanzig Mitarbeiter hat und in der Saison mehrere Baustellen gleichzeitig laufen hat. Der Chef oder die Chefin steht morgens auf der Baustelle, kümmert sich mittags um ein Kundengespräch, und abends liegt der Papierkram auf dem Tisch. Für eine gründliche Nachkalkulation bräuchte es genaue Zahlen: Wie viele Stunden hat jeder Mitarbeiter auf welcher Baustelle gearbeitet? Wie viel Material wurde tatsächlich verbaut?

Diese Zahlen fehlen in vielen Betrieben schlicht, weil die Arbeitszeit nicht sauber pro Baustelle erfasst wird, sondern nur grob geschätzt oder am Ende der Woche aus dem Gedächtnis auf einen Zettel geschrieben wird. Ohne verlässliche Zahlen ist eine Nachkalkulation aber kaum möglich. Man müsste raten, und Raten bringt an dieser Stelle nichts.

Was passiert, wenn niemand nachkalkuliert

Ohne Nachkalkulation fällt ein grundlegendes Problem oft jahrelang nicht auf: Manche Auftragsarten werden strukturell zu knapp kalkuliert. Zum Beispiel, weil bei einem bestimmten Baustellentyp immer mehr Zeit für Anfahrt oder Aufräumen draufgeht, als ursprünglich eingeplant war.

Wenn das niemand bemerkt, wiederholt sich der Fehler bei jedem ähnlichen Angebot. Der Betrieb arbeitet fleißig, ist ausgelastet, hat volle Auftragsbücher – und am Jahresende bleibt trotzdem weniger übrig, als es eigentlich müsste. Das ist frustrierend, weil man von außen nicht sieht, woran es liegt. Es sieht aus wie Erfolg, ist aber eigentlich ein stiller Verlust.

Der zweite Effekt: Ohne Nachkalkulation lernt ein Betrieb nicht dazu. Jedes neue Angebot wird wieder nach Bauchgefühl geschrieben, statt auf Basis echter Erfahrungswerte aus vergangenen Aufträgen. Über die Jahre bleibt dadurch viel Wissen ungenutzt liegen, das eigentlich schon im eigenen Betrieb vorhanden wäre.

Wie ein einfacher Einstieg aussehen kann

Man muss nicht sofort ein perfektes System aufbauen. Ein guter erster Schritt: bei den nächsten fünf bis zehn Aufträgen bewusst die tatsächlich gebrauchten Stunden pro Baustelle notieren, auch wenn das erstmal Handarbeit ist. Danach diese Zahlen mit der ursprünglichen Kalkulation vergleichen.

Schon dieser einfache Vergleich zeigt oft überraschend deutlich, wo die größten Abweichungen liegen. Häufige Fundstellen sind Anfahrtszeiten, die unterschätzt wurden, oder Zusatzarbeiten, die im Angebot nicht eingepreist waren, aber trotzdem gemacht wurden, weil der Kunde vor Ort danach gefragt hat.

Wichtig ist dabei, es nicht als Kontrolle einzelner Mitarbeiter zu verstehen, sondern als Werkzeug, um die eigene Kalkulation zu verbessern. Es geht nicht darum, wer langsam war, sondern darum, ob die Grundannahmen im Angebot gestimmt haben.

Ein Satz zu Kireon

Genau an diesem Punkt setzt auch ein Teil dessen an, was ich mit Kireon baue: eine einfache Möglichkeit, Arbeitszeiten direkt der richtigen Baustelle zuzuordnen, damit der Vergleich zwischen Kalkulation und Wirklichkeit nicht extra Arbeit macht, sondern nebenbei entsteht.

Kurz zusammengefasst

Kalkulation schätzt vorab, was ein Auftrag kosten wird. Nachkalkulation prüft danach, was er wirklich gekostet hat. Ohne diesen Vergleich bleiben strukturelle Fehler in der Kalkulation oft jahrelang unentdeckt, weil volle Auftragsbücher nicht automatisch volle Gewinne bedeuten. Schon ein einfacher, handgemachter Vergleich bei ein paar Aufträgen reicht als Einstieg, um die eigene Kalkulation Stück für Stück realistischer zu machen.